沪司发公管[2003]8号

各区县司法局、市公证处：

　　为做好2003年度公证处年检和公证员执业证注册工作，根据司法部关于公证处公证员年检注册的规定和《上海市公证员执业注册管理暂行规定》，现将2003年度年检注册有关事项通知如下：

一、年检注册时间及对象

（一）2003年度年检注册时间为4月1日至4月30日。

（二）2003年度年检对象为本市依法设立的公证处，注册对象为经2002年度注册并符合2003年度注册条件的公证员。

　　公证机构改制时人事关系转入司法行政机关或调离公证处的，一律不予注册。

　　已办理退休手续的公证员，男性65周岁以下、女性60周岁以下，经公证机构返聘并符合其他注册条件的，可以申请注册。

二、年检注册提交材料

（一）公证处申请年检应提交下列材料：

1、年检申请表；

2、事业单位法人证书、注册税务登记证；

3、2002年度财务审计报告；

4、财务人员任职资格证明；

5、协会会费、公证管理费缴付凭证；

6、公证处2002年度工作总结。

（二）公证员申请执业证注册应提交下列材料：

1、公证员年度注册申请表；

2、上海市公证员培训证。

三、年检注册审核事项

（一）公证处年检审核事项

1、公证处是否按规定完成改制工作并办理事业法人登记和注册税务登记；

2、公证处是否有出具错证情况和严重质量事故；

3、公证处是否有违反收费规定的情况，是否有支付当事人协办费、介绍费、回扣等情况；

4、公证处是否有擅自设立办事处（接待室）的情况；

5、公证处是否按规定执行财务制度，是否按规定提取并缴纳公证保险赔偿费用、协会会费，财务人员是否持证上岗；

6、公证处是否按规定执行出证审批制度、文书档案和公证专用纸管理制度；

（二）公证员执业证注册审核事项

1、是否有出具错证情况；

2、是否有被公安、检察机关立案侦查、起诉，尚未审结或被监察、纪检部门决定停职检查的情况；

3、是否按规定参加职业道德教育培训和业务培训；

4、年度考核情况。

四、年检注册程序及有关事项

（一）各区县公证处于4月10日前向所属区县司法局提交年检注册申请材料，市公证处向市司法局公管处提交申请材料；各区县司法局对照审核事项逐一审查，于4月15日前提出审查意见，并将《公证处年检申请表》、《公证处2002年度工作总结》、《事业单位法人证书》复印件、《注册税务登记证》复印件、财务人员任职资格证明材料和《公证员年度注册申请表》、《公证员培训证》、《公证员注册情况表》及审核意见报送市司法局公管处；市司法局于4月30日前将审核情况和办理年检注册手续时间通知各区县司法局及公证处。公证处通过年检的，由市司法局发给《2003年公证处执业年检合格证》；公证员符合注册条件的，由市司法局在公证员执业证上加盖年度注册章。

（二）各公证处应按本《通知》要求，在规定的时间内进行年检并统一办理所属公证员执业证注册手续。未经年检或未通过年检的公证处不得执业。公证员执业证未经注册的，不得办理公证业务。

（三）因人事关系转入司法行政机关或调离公证处不予注册的，公证处应将其公证员执业证收回交市司法局并按规定办理执业证、签名章注销备案手续。

（四）公证处尚未提交公证机构改制验收材料《公证处基本情况表》、《公证处人员情况表》的，应在申请年检时一并提交。

各区县司法局要切实加强对年检注册工作的组织领导，严格按规定进行审核。通过年检注册工作，加强对公证机构和公证人员执业行为的监督，及时纠正和坚决制止公证活动中的违法违纪行为，进一步规范公证行业执业秩序，提高公证质量，促进公证事业健康发展。

特此通知。

附件：1、公证处年检申请表

2、公证员年度注册申请表

3、公证员注册情况表

二ОО三年二月二十六日