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关于开展合作制公证机构试点及组织报名遴选工作等事项的通知

发布日期: 2018-04-16 发布机构:上海市司法局

各区局、市公证协会:

为贯彻落实全国公证工作会议精神,深化公证体制改革与机制创新,激发公证工作发展活力,顺利推进本市合作制公证机构试点工作,依据《公证法》、司法部《关于推进合作制公证机构试点工作的意见》(司发通〔201795号)精神,市局结合本市公证工作实际,制定了《关于上海市推进合作制公证机构试点工作的方案》《关于推进合作制公证机构试点工作的实施意见》,并已报经上级机关同意。

现将本市合作制公证机构试点工作的主要内容和组织报名、遴选等事项通知如下,请传达至所属公证机构及全体公证员,并请各区局和市公证协会予以高度重视、积极配合。

一、基本原则

合作制公证机构试点工作是创新公证组织形式、深化公证体制改革的重要举措。要按照“依法依规、严格把关”“稳妥积极、合理布局”“精心组织、确保质量”三大原则,紧紧围绕全面依法治国对公证服务的新要求,建立适应市场经济体制、按照市场规律和自律机制运行的公证机构,促进公证事业健康发展,更好地满足人民群众和经济社会发展对公证服务的新需求。

二、合作制公证机构的设置

根据《关于上海市推进合作制公证机构试点工作的方案》规定,并考虑本地区经济总量和公证服务的需求度,结合本市存在的公证法律服务与群众需求间不平衡的矛盾等因素,本市确定在浦西的虹桥经济技术开发区或虹桥商务区、浦东的自贸试验区(包括上海综合保税区)或张江高科技园区各设立1家合作制公证机构,并在此地域内设立公证机构办公场所。

为解决本市远郊公证机构公证法律服务与需求不平衡的矛盾,经市局核准后,设立在浦西的合作制公证机构,应当在本市金山区开设办证点;设立在浦东的合作制公证机构,应当在本市崇明区开设办证点。上述两个办证点均仅限办理民事类公证事项。

三、设立合作制公证机构的条件

(一)执业区域和机构管理

合作制公证机构的执业区域确定为上海市行政区域,机构的主管单位为上海市司法局。

(二)公证员组成和规模

1.有5名以上公证员作为发起人,有不低于200万元人民币的开办资金。公证员人数不超过15名,公证员助理等辅助人员不超过15名。

2.发起人政治素质高、社会责任感强,具有改革创新的共同理念和甘于奉献的精神;从未受过行政处罚、行业惩戒或行政、党纪处分;年龄在60周岁以下,其中至少有3人执业10年以上。

3.发起人中至少有3人为中共党员。同时应在其中选择1名作为牵头人,牵头人应当具有较强的领导力和组织协调能力,以及业内公认的道德品质和业务素质。合作制公证机构设立后,应当建立党支部,隶属于上海市公证协会党委。

4.发起人以外的公证员须10年内未受过行政处罚、行业惩戒或行政、党纪处分。

5.其他条件参照《公证机构执业管理办法》规定办理。

四、设立合作制公证机构的程序

设立合作制公证机构的程序包括两次报名和审核遴选等环节。第一次报名:符合合作制公证机构合作人条件的公证员可以自愿报名,经初审通过后,由市局在司法行政门户网站上进行公示,公示时间为7日。第二次报名:公示无异议的人员,可在公示名单内自行选择合作人,并共同委托牵头人向市局申报组建合作制公证机构。市局接受报名工作的承办部门为局公共法律服务处(地址:徐汇区小木桥路470号;邮编:200032;总机:53899700)。

市局成立合作制公证机构试点遴选工作小组(遴选小组由市局兼职法律顾问、市政府相关职能部门负责人、市公证协会负责人和市局相关部门负责人组成),对收到的申请材料进行复核,并采取评审、考察等方式,对申请人的职业道德、公证质量、自律意识、社会责任、纪律观念、管理能力及合作制公证机构章程(草案)制定情况等方面开展全面审核和遴选工作。通过打分排序等方式,选择得分最高的两组发起人组合,于2018610日前授予合作制试点公证机构组建资格,于630日前向符合申请条件的发起人组合制发准予设立合作制公证机构的审批决定书,并颁发执业证书,完成发起人的执业机构变更手续。若前述的发起人组合在630日前未达到合作制公证机构设立条件的,取消其合作制试点公证机构组建资格,由打分排序后一顺位的发起人组合自然递补,并办理相应手续。

(一)第一次报名(合作人报名)

1.起止时间

自文件下发之日起至2018423日止。

2.需提交的申请材料

1)上海市设立合作制公证机构个人申请表(见附件1);

2)公证员执业证复印件;

3)身份证复印件。

3.初审日期

2018年424日至428日。

4.公示时间

2018年52日至58日。

(二)第二次报名(合作制公证机构牵头人报名)

待公证员个人报名截止后,初审通过人员名单将由市局通过司法行政门户网站进行公示。通过初审符合发起人条件的公证员进行自行组合(每名公证员只能组合1次),并推选出牵头人,待收齐相关材料后,由牵头人向市局报名申请设立合作制公证机构。

1.起止时间

2018年511日至518日。

2.需提交的申请材料

1)委托书(发起人中必须明确1名牵头人,见附件2)。

2)申请书(须由全体发起人共同签名,包括合作制公证机构拟用名称、拟定办公场所地址,见附件3132);

3)发起人名单目录(见附件4);

4)章程草案(须由全体发起人共同签名,见附件5);

5)规章制度草案(须包含分配制度、质量管理制度、重大事项报告制度等基本制度);

6)认缴开办资金的承诺书(须由全体发起人共同签名,见附件6);

7)出资协议书(须由全体发起人共同签名,见附件7);

8)提供办公场所产权证明或使用权证明的承诺书(须由全体发起人共同签名,见附件8)。

(三)报名方式

1.第一次报名:符合合作制公证机构合作人条件的公证员报名,采用网上报名方式进行。相关材料须以扫描件形式,通过电子邮箱zhk2512@sina.com报名。

2.第二次报名:组建合作制公证机构报名,采用当面提交书面材料的方式。相关材料须由牵头人统一提交至市局。

五、合作制公证机构《章程》的制定

(一)制定原则

要坚持《公证法》规定的“不以营利为目的”的机构属性,坚持公益性、非营利的基本定位,严格依法行使《公证法》赋予的公证证明权;坚持自主开展业务,独立承担责任;坚持创新发展,便民利民、服务社会,确保公证质量,维护公证公信力;坚持全体合作人民主协商,严格内部管理。

(二)制定程序

合作制公证机构设立前,应当召开全体发起人会议,依法制定《章程》并经全体发起人一致通过。合作制公证机构《章程》自机构批准设立之日起生效。设立后修改章程的,应报市局批准。

(三)主要内容

公证机构的名称、执业场所;公证机构的宗旨;公证机构的组织形式和机构设置;合作人会议的组成和职责;公证机构负责人的条件、职责及产生和变更的程序;合作人的权利和义务;合作人新增、退出、除名的条件和程序;合作人争议的解决;开办资金的数额及来源;财务管理制度、分配制度及债务承担方式;人员聘用的程序;公证机构变更、终止的条件和程序;章程的修改程序;其他需要说明的事项。

六、合作制公证机构负责人的产生

合作制公证机构的负责人,应当按照《公证法》和《章程》的规定,由全体公证员在合作人范围中推选产生,推选产生的负责人应当报市局核准、备案。负责人每届任期5年,可连任1届。

七、合作制公证机构制定内部分配制度应遵循的原则

(一)合作制公证机构应按照《章程》规定,召开全体合作人会议,采用民主协商、共同参与的方式制定内部分配制度。

(二)分配制度应当体现按劳分配、多劳多得的原则,同时激励公证员更多地办理民生类公证事项,既要体现公证人员的收入分配与岗位职责、工作业绩、实际贡献相适应,又要遵循机构内部不同岗位之间收入分配适度公平的原则。

(三)合作制公证机构用于全体工作人员(公证员、公证员助理、行政管理人员)的工资性支出,分为基础性工资支出和绩效考核支出。在扣除各类税、费后的机构年度收入结余部分,可提取比例不超过50%的经费用于绩效考核支出。

基础性工资支出和绩效考核支出方案,由合作人召开全体合作人会议讨论确定。

八、设立合作制公证机构的组织形式和议事规则

(一)组织形式

合作制公证机构由符合条件的公证员个人自愿组合、共同参与、共同出资;不占国家编制,不用国家经费,自主开展业务,独立承担民事责任;其财产由合作人共有,以其全部资产对债务承担有限责任;实行民主管理,按市场规律和自律机制运行。

(二)议事规则

合作制公证机构实行民主管理和议事的机构为合作人会议。合作人会议的职权包括:

1.决定公证机构的发展规划;

2.批准公证机构负责人提出的年度预决算方案,决定公证机构的分配方案;

3.提出推选公证机构负责人人选的条件,选举、罢免公证机构负责人,决定新增、退出或者除名合作人;

4.决定重大财务支出和大型固定资产的购置;

5.修改章程,制定规章制度;

6.决定公证机构的分立、合并、解散及财产的清算;

7.其他重大事项。

合作制公证机构还应建立健全公证员大会、管理委员会会议、监督委员会会议等制度。

(三)合作人权利义务

1.合作人的权利:参加合作人会议,行使表决权;担任公证机构负责人的选举权和被选举权;监督本机构财务及收支情况和合作人会议决议的执行情况;获得养老、医疗和其他社会保障的权利;章程规定的其他权利。

2.合作人的义务:忠实履行公证员职责,遵守公证机构的规章制度;执行合作人会议决议;章程规定的其他义务。

3.公证机构负责人是公证机构的法定代表人,负责对本机构的业务活动和内部事务进行管理,对外代表公证机构,依法承担相应管理责任。

九、合作制公证机构的管理

(一)质量管理

1.市局公证工作管理部门和市公证协会应当加强对合作制公证机构公证质量的监督和指导,强化公证质量和执业行为的检查、抽查、监管、考核力度,必要时可以采取开展专项督察、驻点督察的方式,实现质量检查和执业监管的全覆盖。检查监督情况列入合作制公证机构年度考核内容。

2.合作制公证机构内部必须健全完善公证执业监督管理体系与风险防控机制。应当制定严格的公证审批制度,所有公证事项均应经主任或其委托承担审批职责的公证员审批;重大公证事项须经副主任或者部门负责人、主任二级审批。对重大、复杂的公证事项,应当提交公证机构集体讨论,真正做到材料不实不出证、调查不全不出证、审批不严不出证。

3.建立公证质量责任终身追究制,使公证质量监管覆盖出证前、办证中、出证后等环节。

4.坚决杜绝单纯追求经济利益、忽视公证质量的现象,一经发现应予以严厉惩戒,并及时向管理部门报告。

5.建立公证员执业过错责任保证基金,基础额度为合作制公证机构公证员人数乘以50万元人民币后的总和。首笔基金由所有公证员按份先行垫支,待公证机构运转正常后逐年从结余部分替换。基础额度的保证基金,应当始终保存于公证机构账户。保证基金的用途,是用于偿付应由公证员承担的赔偿费用、罚款等支出。

6.建立重大事项报告制度。事关政府实事工程、重点项目及社会稳定的重大公证事项,应当事先报告;合作人变更、机构及人员违法违纪情况,错证和假证及对公证文书的复查、投诉等情况,涉及诉讼的公证事项,公证文书未被仲裁、审判等部门采信等重大事项,应当及时报告。

7.加强公证信息化建设。应当做好整体规划和布局,推进公证业务和管理信息化,推进信息互联共享。

8.积极拓展公证业务领域。新设合作制公证机构,应当积极拓展金融创新领域、知识产权保护、国际商事贸易、司法辅助事务、涉外经济业务等方面的公证服务,以更好地服务上海经济社会发展大局,进一步满足人民群众日益增长的公证法律服务需求。

(二)人员管理

1.建立科学的人事管理制度,规范公证员的任用、培训、考核、奖惩、晋升等工作,减少内部矛盾。

2.严格遵守《公证法》等法律法规规章,严禁公证员出现本市公证执业活动负面清单所列的违法违规违纪情形。

3.严格执行公证员助理等辅助人员管理制度,严禁公证员助理履行公证员职责、独立办理公证业务。

(三)财务管理

1.实行独立核算,自担风险,依法纳税。

2.建立与绩效挂钩的公证机构工资水平激励制度,使机构工作人员工资与岗位职责、工作业绩、实际贡献紧密联系。

3.在扣除各项开支和税费后,按规定参加公证职业责任保险,建立事业发展基金、风险赔偿基金、社会保障和培训基金。事业发展基金的来源为每年度从公证机构结余部分提取不少于30%的资金;培训基金的来源为本年度人员工资总额2%的资金;另按国家规定提留工会会费,不可将结余全部用于发放工资。

4.合作制公证机构存续期间,禁止随意挪用、转移和分割资产,禁止进行投资,禁止引入社会资本开办和运营公证机构。

5.办理公证事项实行统一受理、统一收费、统一入账。

特此通知。

(本通知在上海市司法局门户网站和微信公众号主动公开)

 

附件:1.上海市合作制公证机构发起人申请表

2.委托书

3.申请书、合作制公证机构申请表

4.发起人名单目录

5.章程样稿

6.认缴开办资金承诺书

7.出资协议书

8.提供办公场所产权证明或使用权证明承诺书

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