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关于《关于严格规范公证办证审批管理工作的通知》的政策解读

发布日期: 2018-02-28

一、背景

办证审批是公证质量管理和公证审查出证的关键环节。2006年发布的《公证程序规则》中第四十条第一款对公证办证审批程序作出了明确规定,除按规定不需要审批的公证事项之外,其余公证事项均需要审批;该条第二款中进一步明确了“公证机构的负责人或者被指定负责审批的公证员不得审批自己承办的公证事项”。但是,该条在执行过程中,部分公证机构为追求办证效率,存在擅自暂停办证审批制度、设定主办公证员、对公证事项实施免批出证等行为,直接导致了公证员审批自己承办公证事项的情况;另有部分公证机构,虽未暂停办证审批制度,但是存在审批制度执行不严、公证机构负责人疏于履行审批责任、审查流于形式等情形,致使制度空转,导致了公证质量管理形同虚设。因此,我局制定了《关于严格规范公证办证审批管理工作的通知》

二、主要内容

(一)明确审批事项范围

文件第一条规定,除法定免批事项外,停止执行市、区两级司法局和公证机构自定的所有免批规定。目前,法律、行政法规、规章尚无设定公证办证免批事项,因此,所有公证事项均应当在出证前,由公证机构主要负责人或其指定的公证员审批,未经审批不得出证。同时针对以往主管区司法局、公证机构等擅自设定免批事项的情况,本条还明确了主管区司法局、市公证协会、公证机构决定对公证员办理公证事项施行免批的,应当报经市司法局批准。

(二)明确审批人员数量

文件第二条规定,公证机构可以选择两种方案确定审批人员数量。方案一根据执业公证员人数,每8名公证员可设置1名审批人员(不包括公证机构主要负责人);方案二是根据上年度办证件数,每5000件公证可设置1名审批人员。但是,采取方案二可设定的审批人员数量,不得超过方案一所能确定审批人员数量的一倍。此外,考虑到个别公证机构的实际情况,在满足本条上述条件的基础上,经市司法局同意,审批人员数量可以适当增加。

(三)明确审批人员备案制度

文件第三条规定了审批人员的任职条件和备案制度。一是规定了任职条件,公证机构应当选择政治信仰坚定、业务能力精湛、责任意识较强、健康状况良好,且在过去五年内未受过公证执业行政处罚、事业单位处分、行业惩戒的公证员(公证机构主要负责人除外)作为审批人员;若审批人员在执业期间,受到公证执业行政处罚、事业单位处分、行业惩戒或者具有其他不适合再履行办证审批职责的情况的,公证机构应当予以及时调换。二是规定了备案制度,因审批人员新增、缩减、变更需要调整公证机构办证审批人员名单的,由各主管区司法局呈报市司法局备案。公证机构办证审批人员名单以市司法局备案通过名单为准。

(四)明确办证审批权限

依据文件第四条规定,各公证机构可以结合业务实际、内部分工、部门设置,指定特定审批人员具体负责对应特定公证事项、公证员的办证审批工作。但是动拆迁证据保全、执行证书、摇号开奖等疑难复杂涉众以及其他极易引发矛盾纠纷的公证事项,应当由公证机构主要负责人审批。本条还规定,公证机构主要负责人每月亲自审批的公证数量应当不少于100,且不得由他人代为审批。

(五)明确办证审批回避要求

文件第五条为办证审批人员回避规定,办证审批人员的回避制度原则上参照了公证员回避制度。具体内容为:一是审批人员不得审批自己所办的公证事项;二是不得审批近亲属申请办理的或者与本人及其近亲属有利害关系的公证事项,审批人员在办证审批过程中,发现公证事项具有前述情形的,应当主动向公证机构提出回避申请;三是审批人员申请回避及公证机构指派其他审批人员审批公证事项的书面材料,应当附卷归档备查。

(六)明确办证审批审查内容

文件第六条规定,在出具公证书前,承办公证员应当将拟制公证书连同被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实情况的材料、公证审查意见等,一并送交审批人员审批。审批人员除了应当严格对照《公证法》、《公证程序规则》和有关办证规则的规定外,还要将司法部近期下发的《司法部关于公证执业“五不准”的通知》(司发通〔201783号)、《司法部办公厅关于发布公证执业指导案例的通知》(司办通〔201797号)等文件作为审批依据,对承办公证员送审的公证文书、记载询问谈话过程的视频等附随材料进行审查。对于不符合上述要求的公证事项,不得审批出证。

(七)明确审批出证条件

文件第七条规定了审批出证的条件,一是要符合《公证法》、《公证程序规则》规定的合法性、真实性、程序性要求;二是要符合市公证协会制定的《公证审批工作指引》要求。《公证审批工作指引》是对《公证法》、《公证程序规则》有关要求的细化和补充,由市公证协会在我局指导下编制、下发。

(八)明确审批责任追究

文件第八条规定,对于审批人员因未尽审查义务、疏于履行办证审批职责,致使公证机构出具错证、假证的,除要依法依规依纪追究承办公证员责任外,还应当对审批人员予以问责。

《关于严格规范公证办证审批管理工作的通知》的出台将进一步推进健全优化出证审批管理工作,不断提升完善公证质量标准。

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