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关于延长人民调解委员会 文书档案管理规范性文件有效期的通知

发布日期: 2017-06-22

上 海 市 司 法 

沪司规〔2017〕3号

                                        

关于延长人民调解委员会

文书档案管理规范性文件有效期的通知

各区司法局,市人民调解协会:

经评估,《市司法局关于人民调解委员会文书档案管理的暂行规定》(沪司规〔2013〕2号)需继续实施,该文经沪司规〔2015〕8号文延长有效期至2017年6月30日止,现将其有效期继续延长至2019年6月30日。

特此通知。

附件:市司法局关于人民调解委员会文书档案管理的暂行规定

                                  上海市司法局

                                2017622日 

抄送:司法部法制司、基层司,市政府法制办。

上海市司法局办公室                      2017年6月23日印发

                                                                                             

                                                                                             


附件

市司法局关于人民调解委员会

文书档案管理的暂行规定

第一条(目的和依据)

为了加强人民调解委员会文书档案管理,健全人民调解委员会工作制度,推进人民调解工作规范化建设,根据《人民调解法》等法律、法规、规章和有关规定,结合本市实际,制定本规定。

第二条(主要内容)

人民调解委员会文书档案(以下简称调解文书档案)主要包括以下内容:

(一)人民调解卷宗;

(二)人民调解委员会人员名册;

(三)矛盾纠纷受理、调处情况登记本;

(四)人民调解工作相关报表;

(五)矛盾纠纷集中排查调处相关材料;

(六)其他应当归档的文件和材料。

第三条(适用范围)

本规定适用于本市街道、乡镇以上区域以及各类行业性、专业性人民调解委员会的文书档案管理工作。

第四条(归档原则)

文书档案管理应当遵循及时归档、妥善保管、合理利用的原则,维护档案的完整与规范。文书档案的制作应坚持简要、客观、完整的原则,确保归档保存的文书档案具有较高的参考利用价值。

第五条(行政指导)

市司法局负责指导全市人民调解文书档案的管理工作,制定本市文书档案的各项标准。

区县司法局负责指导、协助辖区内各类人民调解委员会文书档案的管理工作,并提供必要的物质和经费保障。

第六条(日常管理)

人民调解委员会负责文书档案的制作收集、立卷归档、保管利用等工作,并接受市和区县司法局的指导、监督与检查。

人民调解委员会应当有专人负责文书档案的日常管理与维护,档案管理人员的职责是:

(一)收集、整理、保管和统计档案和有关资料,确保档案的完整和安全;

(二)督促、检查文书材料的立卷归档;

(三)开展档案的利用工作,为人民调解工作提供服务;

(四)接受司法行政机关的业务指导、监督和检查。

第七条(档案接收)

档案管理人员接收文书档案时,应认真核对清点,检查文书材料是否齐全、完整。符合规定要求的,予以接收,并办理交接手续;不符合的,予以退还重新整理。

第八条(档案登记)

档案管理人员接收文书档案后,应当及时编写归档顺序号,同时填写检索卡片、档案目录登记簿和档案收进登记簿。

已经编号、登记的案卷,应在其封面的左上角盖上“归档”章,并放进专门的档案盒、箱、柜保管。

随卷归档的录音带、光盘等声像文件,应在每盘磁带、光盘上注明当事人姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等逐盘登记造册归档。

第九条(档案管理)

已经归档的案卷,不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时,应征得档案管理人员同意,按立卷要求办理,以保证案卷的质量,并在备考表中填写增添记录。

人民调解委员会应当建立文书档案的统计制度,对文书档案的收进、保管、借阅等情况进行统计,并按规定向区县司法局报送档案管理工作基本情况。

用于保存文书档案的档案盒、柜、箱应按照月份或者档案类别,有序存放。

第十条(档案维护)

随卷归档的录音带、光盘等声像档案,应单独存放保管,防止磁化,并根据保管期限定期复制。

档案管理人员应定期对文书档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的文书档案应及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现案卷丢失的,应立即向相关负责人汇报,并积极查找,确已遗失的文件材料应做好登记工作。

档案盒、柜、箱及档案库房应认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施,定期进行安全检查。

第十一条(档案移交)

人民调解委员会由于撤销、合并等原因,需要移交文书档案的,交接双方都应办理交接手续。

档案管理人员调动工作的,应在离职前做好文书档案移交工作,办理交接手续。

第十二条(档案利用)

区县司法局应指导人民调解委员会建立文书档案查阅制度。

人民调解委员会应建立档案查阅登记簿,借阅档案必须履行审批和登记手续,并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的,应办理延期手续。

涉及个人隐私、商业秘密和国家秘密的文书档案,应做好保密工作,不得擅自扩大利用范围,不得泄露档案内容。

第十三条(机关查阅)

人民调解委员会所在地司法行政机关要求查阅文书档案的,应当出示阅卷函件,并应履行阅卷登记手续。

人民法院、人民检察院和其他国家机关因办理刑事或民事案件需要,要求查阅有关人民调解文书档案的,应出示查卷函件,经人民调解委员会主任同意后办理查阅手续;查阅调解卷宗应事先经区县司法局备案。

因特殊情况必须借出的,应经区县司法局批准。借出时应办理正式借据,并限期归还。借出的档案不得转借。对借阅的文书档案,应及时催还。还回时如发现案卷被拆,文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况,应立即向人民调解委员会主任和区县司法局汇报并采取补救措施。

第十四条(档案销毁)

对于超过保管期限的文书档案,应当定期进行保存价值鉴定。鉴定工作由人民调解委员会和区县司法局派员共同实施。

经鉴定,对仍有保存价值的文书档案,应提高保管期限档次以延长保管期限。对确无保存价值的文书档案应登记造册,连同销毁报告一并报同级司法行政机关,经书面批准后予以销毁。

销毁文书档案应由两人负责监销,监销人应在销毁清册上签字。

第十五条(解释权和有效期)

本规定由市司法局负责解释。

本规定的有效期为2年,自2013年7月1日起施行,至2015年6月30日终止。

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